«Alessandro, prepari tu il verbale della riunione? Mi raccomando, è una riunione importante. Vorrei approvarlo prima dell’emissione che non deve andare oltre venerdì prossimo». Così Giulio, il Project Manager, si rivolse al Project Engineer prima della riunione con il cliente nella quale era previsto fossero prese decisioni sostanziali. Passato venerdì senza aver ricevuto il verbale, il lunedì seguente Giulio chiese ad Alessandro ragione del ritardo. «Ho dato precedenza alla gara per la tri-generazione che si trova sul cammino critico», rispose Alessandro. Giulio gli ricordò che la riunione con il cliente era stata decisiva per ottenere un incremento del 15% dell’importo del contratto. Il Project Engineer assicurò che avrebbe inviato il verbale per approvazione entro il giorno seguente. Alla fine, Giulio ricevette il verbale mercoledì pomeriggio («ci sono stati problemi nella redazione degli allegati, ho sollecitato ma …»)! Così il verbale arrivò al cliente otto giorni dopo la riunione. Bel risultato!
Delegare un compito non è mai stato difficile come in questi tempi. Una ventina d’anni fa sarebbe bastato assegnare un incarico a un collaboratore per essere certi che l’avrebbe assolto bene e rapidamente. Una decina d’anni fa sarebbe stato necessario verificare con il delegato lo stato di avanzamento del compito. Solamente a seguito della verifica, si sarebbe stati ragionevolmente certi che la delega sarebbe stata portata a termine nei tempi convenuti, senza ulteriori verifiche. Oggi, secondo quanto mi dicono, per ottenere l’assolvimento di una delega da parte di alcuni collaboratori sarebbe indispensabile una verifica, un sollecito e un risollecito. Perché? Per assenza di carisma o perdita di autorevolezza del delegante? Oppure per l’inconsapevolezza del delegato nel prendere impegni o per l’incapacità di pianificare le proprie attività e/o quelle di terzi a lui afferenti?
Nel tentativo di motivare il ritardo nell’assolvere il compito, il più delle volte il delegato: a) racconta in dettaglio tutto ciò che ha o avrebbe fatto nel tentativo di eseguire per tempo il compito e le difficoltà che non gli hanno permesso di assolverlo, e/o b) scarica la responsabilità del ritardo su una o più persone che il più delle volte fanno riferimento al suo entourage!
Cosa fare, allora, perché la delega venga assolta bene e per tempo dai collaboratori? Una volta veniva citato ai potenziali inadempienti “Il messaggio a Garcia”, noto esempio di spirito di iniziativa, di autonomia nell’azione e di soddisfacimento completo della delega.
Nel 1898, durante la guerra Ispano-Americana, il Dipartimento di Stato americano ebbe necessità di comunicare in tempi brevi con il generale García, capo degli insorti cubani, che si trovava all’interno dell’isola di Cuba, in una località sconosciuta della Sierra. Nessuna lettera spedita per posta, nessun telegramma avrebbe potuto raggiungerlo, ma il Presidente degli Stati Uniti doveva assicurarsi, con urgenza, la sua collaborazione. Come fare? Qualcuno disse: «C’è il tenente Rowan, con un ottimo stato di servizio, che si offre di andare a cercare García e fare di tutto per trovarlo». Fu chiamato il tenente Rowan e il Presidente gli affidò una lettera da consegnare al generale. Non occorre raccontare per filo e per segno come Rowan prese la lettera, arrivò rapidamente in barca al largo della costa cubana, vi approdò di notte, scomparve nella Sierra e tre settimane dopo ricomparve sul lato opposto dell’isola, dopo avere attraversato a piedi un paese nemico e avere consegnato la lettera a García. Ciò che piace ricordare è che Rowan, senza perdersi in inutili domande come: «Chi è questo García?», «Dov’è questo García?», «Cosa dice la lettera?», «Perché è urgente?», partì e consegnò la lettera, assolvendo così il suo compito bene e in tempi brevi.
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