In assenza di un verbale non si può affermare con certezza di aver tenuto una riunione. Se così fosse, i partecipanti potrebbero solo ricordare quanto discusso e deciso. “Avevo detto che avrei fatto? Non mi pare proprio di ricordare”. Così, molte volte si pone fine alla questione di ritardi o di attività incomplete che causano il più delle volte ricadute sui costi, sui tempi di esecuzione o sulla qualità di un progetto.

Il verbale di riunione è uno strumento fondamentale per garantire la chiarezza e le responsabilità dei partecipanti nel rispetto delle decisioni prese. Permette di pianificare e monitorare le attività da svolgere nella realizzazione di un progetto, assegnando responsabilità e scadenze specifiche. Un verbale ben redatto è essenziale per evitare confusione riguardo a ciò che è stato discusso e deciso durante la riunione, prevenendo ritardi e incomprensioni nell’esecuzione delle attività.

Ogni argomento trattato durante la riunione troverà nel verbale una sintesi, la descrizione delle attività correlate, i responsabili della loro esecuzione e le scadenze entro cui dovranno essere concluse. Redigere un verbale di qualità non è un compito da poco, poiché richiede al redattore l’elaborazione e l’esposizione in forma logica e sintetica degli appunti presi durante la riunione, seguendo per ciascun argomento una scaletta simile a quella sopra citata. Alcuni potrebbero ritenere il verbale scomodo perché in esso è evidenziato il nome del responsabile di ciascuna attività e stabilito il tempo entro cui la stessa deve essere completata. In particolare, un’agenda dettagliata, come è il classico verbale, potrebbe creare difficoltà a chi ha dimestichezza al ritardo e/o all’incompleta esecuzione delle attività di propria competenza.

Talvolta, per riunioni complesse e importanti, con il fine di sensibilizzare i responsabili sugli argomenti trattati, azioni e tempi di esecuzione delle attività, viene predisposto e distribuito con il verbale – o subito dopo – un quadro sintetico sotto forma di matrice, simile a quello riportato a pagina seguente.

Il quadro viene aggiornato ad ogni riunione successiva, con l’eliminazione delle attività completate, e inviato ai partecipanti e, per conoscenza, a coloro che l’estensore del verbale ritiene debbano essere messi a conoscenza o sensibilizzati in quanto coinvolti direttamente o indirettamente nell’esecuzione delle attività.

Inoltre, allo scopo di scoraggiare gli inadempienti, qualora fossero registrati  ritardi endemici nella esecuzione delle attività, sarebbe possibile aggiungere alla matrice due colonne dove riportare nella prima, i giorni di ritardo rispetto alla data programmata e, nella seconda, la data di effettivo completamento, dette colonne dello sputtanamento.