Urgenza e importanza


Una sorta di illusione ottica ci fa credere che le cose più prossime nel tempo siano più grandi di quello che sono. Secondo un gruppo di ricercatori americani tenderemmo a svolgere prima le attività urgenti che hanno un tempo di esecuzione limitato piuttosto che le attività con obiettivi rilevanti, in quanto di difficile esecuzione e con tempi di esecuzione più lunghi. Ci comportiamo come se fossimo più attratti a perseguire un compito urgente, a prescindere dalle conseguenze. In altre parole, il nostro cervello preferirebbe ricompense immediate a quelle di lungo termine, anche se molto più gratificanti. matrice

Come rimediare? Esiste un metodo che si basa su un detto di Eisenhower, presidente degli Stati Uniti, noto alla storia per avere diretto lo sbarco delle forze armate anglo-americane in Normandia, nel giugno del 1944:

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.

L’applicazione del detto può aiutare a capire quali sono le attività (i) da compiere subito, (ii) da pianificare, (iii) da delegare o (iv) da evitare. A tale scopo è possibile costruire una matrice con quattro riquadri, nota come matrice di Eisenhower, entro cui posizionare i problemi che abbiamo davanti. Ogni problema sarà valutato per la sua importanza e urgenza e collocato all’interno dei quadranti della matrice. In tal modo si avrà una visione sintetica e immediata della qualità dei problemi da affrontare. È anche possibile istituire all’interno di ciascun quadrante una graduatoria di priorità a secondo dell’importanza e urgenza dei problemi 

L’esemplificazione che segue consente di approfondire il tema dell’urgenza-importanza e avere indicazioni pratiche su come comportarci quando ci sentiamo sommersi dai problemi.

Umberto si sentiva oberato da mille problemi. Sapeva che il loro peso è prevalentemente soggettivo ma ciò non era sufficiente ad allentare la pressione. Un giorno Giorgio, suo grande amico, che non aveva mai patito della stessa sindrome, gli disse: «Dovresti renderti conto che i cosiddetti problemi molte volte sono temi, argomenti o attività, non necessariamente problemi, nel vero senso della parola. Solo pochi meritano di essere definiti problemi». 

«Si», rispose Umberto, «ma come capire i veri problemi e, soprattutto come comportarci quando siamo sommersi o, come dici tu, pensiamo di essere sommersi dai problemi?».

«Come prima cosa dovresti fare l’elenco dei problemi», gli rispose Giorgio.  Una volta elencati – e quindi circoscritti in numero – dovresti dare loro un ordine di priorità ricordando che è fondamentale la distinzione tra problemi urgenti e importanti. Molte volte ci buttiamo sui problemi urgenti dimenticando quelli importanti. Vale sempre il detto:

 Sono urgenti i problemi importanti, non sono importanti i problemi urgenti

In cima all’elenco metterai (i) i temi importanti e nello stesso tempo urgenti, poi (ii) quelli importanti e infine (iii) quelli urgenti. Stabilite queste priorità, passerai a liquidare un problema alla volta iniziando dal primo nell’elenco, dedicandogli la massima attenzione. Dovresti concentrarti sul problema come se non ne esistessero altri, facendo un’analisi approfondita dello stesso e delle condizioni al contorno. Eventualmente dovresti vagliare alternative di soluzione, prima di prendere la decisione su come procedere. Una volta risolto il problema, lo cancellerai dall’elenco tracciandogli una bella riga sopra. Poi seguirai con il secondo nell’elenco, procedendo allo stesso modo e così via. Alla fine della giornata, un elenco di dieci problemi potrebbe essere ridotto a sei/sette. La soddisfazione che proverai per la riduzione dell’elenco sarà molto grande perché i problemi cancellati erano ai primi posti dell’elenco, quindi con un’importanza superiore ai sottostanti. Inoltre, l’evidenza dei problemi risolti e cancellati contribuirà a rafforzare in te la certezza di riuscire a superare anche gli altri non ancora risolti. La gratificazione aumenterà la tua autostima, facilitandoti così l’uscita dalla spirale negativa nella quale talvolta cadiamo quando ci sentiamo sommersi dai problemi».

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