Project Management per tutti


Visto il grande successo di Project Management per tutti, del quale sono state acquistate più di cento copie, ho pensato di fare conoscere l’indice, il testo di 6 dei 40 capitoli e tutte le illustrazioni contenute nel libro. Copertina e illustrazioni sono state realizzate da Renato Restelli, architetto, amico e collega. Il tempo di lettura del libro, che conta 108 pagine, è di circa 4-6 ore. Project manager per tutti si può trovare a prezzo contenuto presso Youcanprint, Amazon e le librerie online e fisiche di Mondadori, Hoepli, Feltrinelli, ibs.it..

Di seguito una sintesi del contenuto:

Il project management è una tecnica di gestione che facilita la realizzazione dei progetti nei tempi prestabiliti, con un costo finale allineato alle stime iniziali e con la qualità definita in fase d’impostazione. Questa tecnica è anche una filosofia d’azione, uno stile di vita che merita di essere portato a conoscenza di tutti coloro che sono interessati a migliorare sé stessi, a vivere meglio e in un mondo migliore. Project Management per tutti nasce a seguito dell’intuizione di amici che mi pregarono di scrivere un libro sul project management applicato alla vita corrente, in cui tutti potessero riconoscersi. Pertanto il libro ha per finalità la grande divulgazione e l’ambizione di essere letto e compreso anche da persone solamente interessate ad apprendere cose nuove. Due parole per quanto riguarda la struttura del libro: alla prima parte, che ha lo scopo di introdurre brevemente il tema del project management a chi ne è digiuno, segue la seconda con esempi di applicazione del project management alla vita corrente.

L’editing dello scritto che segue è differente da quello del libro a causa dei diversi programmi di scrittura.

INDICE

Premessa

PRIMA PARTE

Project management per tutti

Il project manager

Le Tre Fasi di realizzazione del progetto

Le Tre P

Tre sono i fattori chiave del project management e tutti iniziano per “P”: Progettazione, Preventivo e Programma. Vale la pena ricordare che, in qualsiasi settore di attività, non esiste progetto se non in presenza di tutte le “Tre P”.

“Ho un progetto interessante da realizzare! Posso presentartelo?”.

Prima di tutto, quali sono gli obiettivi e le motivazioni che ti spingono a proporre la realizzazione del progetto? In sintesi, perché ritieni che il progetto meriti di essere preso in considerazione? Conosci lo scopo del lavoro del progetto? Hai una prima valutazione dei tempi di esecuzione delle principali attività? Hai una stima, seppure preliminare, dei costi di realizzazione? Se disponi di tutte queste informazioni sei sulla buona strada per definire le “Tre P” del progetto.

La prima “P” sta per Progettazione. La descrizione sintetica dello scopo del lavoro: che cosa intendi realizzare, dove e come vuoi realizzare il tuo progetto, con il contributo di chi. Lo scopo del lavoro dovrebbe essere il più possibile completo, non troppo dettagliato, in modo tale da consentire una prima valutazione dell’entità e della complessità del progetto. Ciò è fondamentale ai fini della stesura del programma di esecuzione delle attività e del preventivo di costo dell’investimento.

La seconda “P” sta per Programma. Quando è previsto che abbia inizio il progetto? Nel Programma sono evidenziati i tempi di esecuzione delle attività e gli eventi principali? Sono stati considerati i tempi di ottenimento dei permessi e delle autorizzazioni per dare inizio ai lavori di costruzione e, una volta completati i lavori, i tempi necessari per l’esecuzione dei collaudi e la presa in consegna delle opere realizzate?

La terza “P” sta per Preventivo. Sono stati stimati, seppure in forma preliminare, anche i costi di investimento relativi alle fasi di realizzazione, ai collaudi e alla messa in marcia delle opere realizzate?

Progettazione

Programma

Preventivo

Il triangolo Costi, Tempi e Qualità

SECONDA PARTE

Project management come filosofia di vita

Tutti vorremmo vivere bene e desiderare il bene dei nostri cari, degli amici e delle persone che si dedicano agli altri. Due sono sostanzialmente gli stili di vita: organizzato e non organizzato, con diverse sfumature di grigio, tra il bianco e il nero dei due stili.

La persona che vive in forma organizzata conosce la mattina cosa farà nella giornata e lunedì cosa andrà a fare nella settimana. Ricorda le date dei compleanni dei nipoti, delle partite della squadra di calcio, dei tornei di golf, di carte. A tale scopo questa persona utilizza un’agenda cartacea oppure elettronica, se è già entrata nell’era digitale/informatica. Alcune agende danno una visione settimanale degli impegni e consentono più agevolmente di confermarne uno nuovo in relazione a quelli già presi. In definitiva la persona organizzata dispone del proprio tempo e non vuole essere sopraffatta dagli eventi: ha pertanto la necessità di conoscere con anticipo i propri impegni in forma chiara e sintetica (il Programma).

La persona che vive in forma organizzata vuole sapere come spende i propri soldi e a tale scopo prende nota delle spese effettuate. C’è chi registra ogni spesa attribuendole un “cartellino” virtuale con i dati relativi all’importo dell’acquisto, il luogo dov’è stato effettuato, con quale mezzo, carta di credito, bancomat, assegni o liquidi. C’é chi, invece, suddivide le spese per gruppi merceologici (ad esempio, alimentazione, vestiario, assicurazioni, sport, spettacoli). C’é chi, infine, produce all’inizio dell’anno una previsione più o meno accurata delle spese che sosterrà nei dodici mesi a venire e, man mano gli effettivi esborsi si verificano, li confronta con le previsioni fatte e le aggiorna, ottenendo così, di anno in anno, previsioni di spesa sempre più accurate (il Preventivo).

Chi vive in forma organizzata è, in generale, una persona “curiosa” che, ad esempio, vuole conoscere bene e in anticipo lo spettacolo teatrale che andrà a vedere, oppure come si prepara il piatto appetitoso che ha assaggiato nel tal ristorante, oppure ancora il dettaglio di che cosa va ad acquistare (Progetto).

Per contro, chi non ha interesse a vivere in forma organizzata non dispone di un’agenda, né cartacea né elettronica, ma si affida alla propria memoria che, come si sa, è una variabile dipendente da diversi fattori e, in particolare, inversamente proporzionale all’età. Molte volte i non organizzati accettano un invito che poi sono costretti a declinare non appena si rendono conto di avere già preso altro impegno coincidente.

Non chiedete a una persona non organizzata come gestisce la finanza di casa. La risposta, addirittura, potrebbe essere: metto un importo mensile in un cassetto e mia moglie ed io preleviamo da lì ciò che serve per le nostre spese. E i Bancomat, le carte di credito, gli assegni? Sì, li utilizziamo, ma in generale non controlliamo gli estratti conto.

A parte eccezioni, una persona non organizzata non è solitamente curiosa in quanto non prova particolare interesse a conoscere ciò che la circonda. Lascia scorrere, ovvero, senza accorgersi, si fa trascinare dagli eventi non avendo alcun desiderio di conoscere e cercare di controllare la situazione.

Come avrete intuito il project management che abbiamo conosciuto nei capitoli precedenti può essere un buon riferimento per seguire la strada di una vita organizzata, non necessariamente troppo organizzata, ma sufficientemente organizzata in relazione al nostro carattere ed alle nostre esigenze. L’applicazione del project management alla vita di tutti i giorni dovrebbe essere vista come un’attitudine personale com’è, ad esempio, la guida dell’auto o, al limite, il gioco delle carte. Tutti sappiamo guidare l’auto, però alcuni sanno guidare meglio di altri. In generale tutti sappiamo giocare a scopa, ma solo pochi sanno giocare veramente bene.

Nei prossimi capitoli troveremo alcune situazioni di vita corrente che mettono in evidenza l’opportunità di seguire uno stile di vita improntato al project management. Così, una volta terminata la lettura del libro, saremo nelle condizioni di decidere se seguire lo spirito del project management, per lo meno in parte, oppure continuare la nostra vita senza lasciarci coinvolgere. Mia speranza e augurio è che alcuni di noi facciano il grande passo e migliorino così il loro stile di vita.

I contenuti

Realizzare e gestire

Guardare avanti

Tutto si fa

Fare bene e fare male

Chi più spende

Ben fatto a buon mercato e veloce

Three kinds of service:

Good – Cheap – Fast:

– Good & Cheap won’t be Fast

– Fast & Good won’t be Cheap

– Cheap & Fast won’t be Good

Tradotto liberamente suonerebbe così:

Tre tipi di servizio:

Ben fatto – A buon mercato – Veloce:

– Ben fatto e a buon mercato non sarà mai veloce

– Veloce e ben fatto non sarà mai a buon mercato

– A buon mercato e veloce non sarà mai ben fatto.

L’aforisma, tratto da una rivista tecnica inglese, colpisce per la sua semplicità, sintesi e pragmatismo. Sono presenti le tre variabili: qualità (ben fatto), costi (a buon mercato) e tempi (veloce) a dimostrazione dell’universalità della ormai famosa terna di variabili e della loro stretta interdipendenza. Dovremmo fare nostro l’aforisma nella vita di tutti i giorni. Solamente riuscendo a bilanciare le tre variabili, potremmo realizzare – o pretendere da altri – un lavoro ben fatto, veloce e a buon mercato. Inoltre, dall’aforisma potremmo dedurre le seguenti semplici regole di vita:

> non ricercare la perfezione perché costa e richiede molto tempo;

> non pretendere di non spendere se vogliamo avere un buon servizio in tempi stretti;

> non pensare di ottenere tutto subito senza essere disposti a spendere molto.

I millantatori

Il messaggio a Garcia

Le cose impossibili

Gestione dei rischi

Le previsioni trimestrali

Deleghe e circolazione delle informazioni

Problemi urgenti e importanti

La parola “problema” è molto inflazionata. Infatti, non è detto che tutto ciò che consideriamo un problema lo sia veramente. Avremo sentito dire: “Sabato non mi è possibile, ho un problema: devo andare a trovare i miei genitori”. Per un figlio/a questo incontro non dovrebbe essere un problema, piuttosto un dovere-piacere, tuttalpiù un’incombenza, un compito.

Come comportarci quando ci sentiamo – ma non è detto che siamo – sommersi dai problemi? Il peso esercitato dai problemi è prevalentemente soggettivo. I cosiddetti problemi sono molte volte temi, argomenti o attività, non necessariamente problemi.

Come prima cosa dovremmo scrivere l’elenco dei problemi. Una volta elencati – e quindi circoscritti in numero – dovremmo dare loro un ordine di priorità ricordando che è fondamentale la distinzione tra problemi urgenti e importanti. Molte volte ci buttiamo sui problemi urgenti dimenticando quelli importanti.

Vale sempre il detto: “Sono urgenti i problemi importanti, non sono importanti i problemi urgenti”.

In cima al nostro elenco metteremo: (i) i temi importanti e nello stesso tempo urgenti, poi (ii) quelli importanti e infine (iii) quelli urgenti. Stabilite queste priorità, passeremo a liquidare un problema alla volta iniziando dal primo nell’elenco, dedicandogli la massima attenzione. Ci concentreremo sul problema come se non ne esistessero altri, facendo un’analisi approfondita dello stesso e della situazione al contorno. Quindi vaglieremo, se necessario, alternative di soluzione, prima di prendere la decisione su come procedere. Una volta risolto il problema, lo cancelleremo dall’elenco tracciandogli una “bella” riga sopra. Seguiremo poi con il secondo nell’elenco, procedendo allo stesso modo e così via. Così, alla fine del giorno, un elenco di dieci problemi potrebbe essere ridotto a sei/sette.

La nostra soddisfazione per la riduzione dell’elenco sarà molto grande perché i problemi cancellati erano ai primi posti, quindi con un’importanza superiore ai sottostanti. Inoltre, l’evidenza dei problemi risolti e cancellati contribuirà a rinforzare in noi stessi la certezza di riuscire a superare anche gli altri non ancora risolti. La gratificazione aumenterà la nostra autostima, facilitandoci così l’uscita dalla spirale negativa nella quale talvolta cadiamo quando ci sentiamo sommersi dai problemi.

I controlli

L’attività di controllo è alla base del lavoro di team ed è classica del project management. Conosciamo l’importanza del controllo dell’avanzamento dei costi di investimento, dei tempi di realizzazione e della qualità e sicurezza del progetto. In mancanza di controllo, il progetto andrebbe allo sbando, con previsioni finali molto approssimate dei costi, tempi e qualità.

Allo stesso modo, dovremmo controllare alcune attività della vita corrente, soprattutto se legate ai nostri cari, ai beni e alle spese più importanti.

“Oggi vado al prelievo per l’esame del sangue. Hai controllato se le richieste dei miei esami semestrali, che hai consegnato al medico di base, corrispondono alle prescrizioni che ti ha rilasciato?”

“No, non l’ho fatto. Perché non dovrebbero corrispondere?”

“Controllo io ora” …. “Mancano tre esami. Troppo tardi, il prelievo è per questa mattina. Pagheremo noi gli esami non prescritti!”.

“Hai annotato le ore spese dai muratori per i lavori di ripristino?”

“No, non l’ho fatto, non ho avuto tempo”

“Come posso controllare se le ore di mano d’opera indicate nella fattura dell’impresa corrispondono a quelle impiegate?”

“Saranno stati due/tre muratori per tre/quattro giorni”

“Sì, però questa informazione non serve per un controllo, semmai per un’idea di massima. Pertanto pagheremo la fattura così com’é”.

“Il giardiniere ha terminato i lavori. Hai controllato se ha fatto tutto quanto annotato nell’elenco che gli abbiamo consegnato?”

“No, ….. dovevo farlo io?”

“Ma …. non sei tu che segui il giardino?”

“Sì, ….ma ormai l’ho pagato”

“Di bene in meglio!”.

Perché, allora, non fare i controlli? Per pigrizia? Per mancanza di tempo? Per incapacità? Per fiducia verso chi ha eseguito la prestazione? Perché riteniamo che il controllo non sia di nostra competenza? o per ……… e chi più ne ha, più ne metta.

Le decisioni

Trasparenza

Lo spirito d’osservazione

La roulette russa

Manager e dipendenti

Il Pratone

Precisione, pignoleria e superficialità

Scienza, tecnica e inventiva

Ti allego

Quante volte abbiamo ricevuto un’email, un messaggio sms oppure WhatsApp con scritto: “Ti allego”. Questa nuova formula stona moltissimo perché in un primo momento fa pensare che chi scrive voglia allegare noi alla sua mail, come fossimo un file. Com’è possibile? Che senso ha?

Questo vezzo è dovuto a una scivolata d’ala dei nostri interlocutori che avrebbero dovuto scrivere “ti invio in allegato” e, per tagliare corto, sono usciti con un “ti allego”. Perché non evitiamo questa bizzarra formula e scriviamo invece “allego alla mail” o semplicemente “allego” come faremmo se scrivessimo una lettera o un memorandum?

Se non sbaglio alcuni scrivono addirittura “ti posto” invece di “ti invio per posta”. Dovrebbero allora scrivere “ti pianto”, per dire “ti invio una pianta”, o “ti articolo”, per dire “ti invio un articolo”. È così via. Che stranezze!

Il parcheggio multipiano

Progetti complessi

Parlare in pubblico

Project management nell’attività imprenditoriale

Project management nel settore turistico

Project management nel settore immobiliare

Project management nell’educazione stradale

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