Nel 2003 iniziai a raccogliere appunti di situazioni che si presentavano via via sul lavoro e nella vita e che meritavano di essere registrate come spunti per narrazioni più estese. Cinque anni dopo diedi alle stampe NOS Management, costruito su quegli spunti con l’aggiunta di episodi della mia vita professionale e famigliare, in Italia e all’estero. Nacque così un libro di “filosofia” del management, con la mia visone in senso ampio, nel lavoro e nella vita, che potrebbe essere fonte d’ispirazione soprattutto a coloro che si affacciano per la prima volta al mondo del lavoro. Il sottotitolo del libro “esperienze, gocce di saggezza e di vita” è ripreso dalla prefazione scritta da Adolfo Caldarini, mio amico e prestigioso giornalista, prematuramente scomparso ai primi di gennaio del 2007. Nella parte finale del libro sono presentati il Principio di Peter, la Legge di Parkinson e la Legge di Murphy con l’intenzione di distillare da queste “leggi” altre gocce di saggezza.

Il libro, di poco più di 100 pagine, conta trenta capitoli snelli che toccano temi diversi nell’ambito di quanto sopra descritto. La copertina è stata realizzata dall’arch. Renato Restelli, mio amico e collega. Il libro è stato stampato in 1.200 copie e distribuito a favore della Fondazione Ariel. È previsto che venga pubblicato prossimamente.

Di seguito, a titiolo di esempio, riporto un estratto di tre capitoli scritti nel  2003 e ancora attuali. L’editing degli estratti è differente da quello del libro a causa dei diversi programmi di scrittura.

Leggere e scrivere

Oggi, in alcune realtà aziendali, pare che non sia più di moda leggere e scrivere. Molti manager sono convinti che per prendere decisioni di una certa rilevanza non sia necessario approfondire previamente l’oggetto della decisione mediante la lettura di uno scritto che presenta in modo ordinato e sintetico l’argomento.

Una gran parte dei dipendenti, ad imitazione del grande capo (Presidente, Amministratore Delegato) vorrebbe leggere poco e scrivere ancora meno, con l’aggravante che, a differenza del grande capo, non dispone di uno staff di segretarie ed assistenti. Inoltre, queste persone partecipano a riunioni delle quali, in generale, non viene redatto un verbale, durante le quali pochissimi dei presenti prendono appunti e delle quali dopo qualche tempo, non rimarrà traccia nelle memorie dei partecipanti.

Ma perché oggi la gente scrive così poco? Perché costa fatica. Perché ritiene di non essere in grado di farlo bene. Perché non assume responsabilità sul mantenimento degli impegni propri e degli altri. Perché, infine, sa che gli altri leggono poco e, quindi, ritiene che non valga la pena scrivere.

Da notare, infine, che la mancanza di abitudine a leggere e a scrivere potrebbe indurre, in molte persone, difficoltà nell’esprimere verbalmente con chiarezza i propri concetti quando dovessero tenere un discorso oppure esprimere pubbli-camente un giudizio o un’opinione.

Urgenza e importanza

“Non è importante ciò che è urgente, è urgente ciò che è importante”. Sembra uno scioglilingua ma è una grande verità. L’autore di questa massima (Franco Orsenigo, uno dei dirigenti storici Techint) ha voluto affermare che un argomento urgente non è necessariamente più importante di un altro non altrettanto urgente ma importante. Nel contempo l’autore conferma che è urgente portare a soluzione i problemi che sono importanti. Pertanto una priorità d’importanza dà luogo anche ad una graduatoria d’urgenza.

Una segretaria era affetta dalla sindrome dell’urgenza. Per un nonnulla, o per un argomento poco importante, comunicava al capo i dettagli, chiamandolo spesso al cellulare. La segretaria non aveva ancora appreso la differenza tra argomenti urgenti e importanti. Per lei, in generale, era urgente la maggiore parte degli argomenti. Talvolta, per sincerarsi dell’urgenza, domandava all’interlocutore che le chiedeva un contatto o un incontro con il capo,  se l’argomento fosse urgente. Nella maggior parte dei casi la risposta era affermativa.

Non avendo ottenuto miglioramenti sul fronte della sindrome dell’urgenza, il capo meditò di collocare sulla parete di fronte alla scrivania della segretaria un pannello con il promemoria:

Cosa che poi non fece, per non ferire l’orgoglio della segretaria.

Verbali e note di riunione

Siamo all’inizio di una riunione importante. Chi presiede chiede ai presenti: “Chi di voi prepara il verbale?”. In generale i partecipanti si scherniscono e cercano di defilarsi. Oggi molti arrivano alla riunione senza un blocco di appunti o un foglio di carta da scrivere e, addirittura, senza penna. Il loro atteggiamento serve ad evitare che i presenti pensino che potrebbero essere disponibili a redigere la nota di riunione, non essendo dotati degli “strumenti” necessari.

Un tempo, forse non tanto lontano, il verbale della riunione era preparato dal più volonteroso tra i giovani in età presenti alla riunione. Oggi i più giovani e non più giovani vogliono, in generale, fare carriera velocemente e cercano di imitare il capo che, per diritto acquisito, giustamente non redige il verbale della riunione. Pertanto essi non desiderano “abbassarsi” a preparare le note di riunione.

Alla fine chi si offre di preparare il verbale è sempre uno della vecchia guardia, che conosce l’importanza dei verbali della riunione, da lui stesso più volte preparati nel passato. Per ogni tema trattato è da prevedere: (i) una sintesi, (ii) la descrizione delle azioni da intraprendere (talvolta anche il perché devono essere eseguite), (iii) l’indicazione del responsabile dell’esecuzione di ciascuna azione, e (iv) la data entro la quale le azioni devono essere portate a termine.

Alcune volte, oggi, le riunioni sono tenute senza che sia redatta alcuna nota o verbale. Perché? Innanzitutto la redazione del verbale è un impegno rilevante in quanto è necessario prendere appunti durante la riunione e, successivamente, elaborare e mettere in forma logica e sintetica gli appunti, seguendo nella stesura quanto indicato ai punti precedenti. E’ una attività “time consuming” che la maggior parte dei giovani d’oggi considera l’ultima cosa che desidererebbe fare e che eseguirebbe unicamente qualora fosse “invitata” da chi presiede la riunione.

Ma perché non preparare il verbale? In definitiva il verbale è uno strumento importante che permette di impostare la pianificazione delle attività e il loro follow up. E’ da ritenere che uno dei motivi principali della mancata preparazione sia dovuto alla “scomodità” del verbale: infatti nel verbale è chiaramente indicato il nome del responsabile di ciascuna azione descritta, da eseguirsi in un tempo altrettanto chiaramente definito. Un’agenda molto dettagliata, com’è il classico verbale, può creare qualche difficoltà a coloro che hanno dimestichezza al ritardo o all’incompletezza nell’esecuzione delle attività loro assegnate.

Una volta, in alcune società, nelle riunioni di alto livello non veniva redatto il verbale ma tutti i presenti annotavano religiosamente le attività di loro competenza ed i tempi di esecuzione. Oggi, al contrario, in assenza di verbale i partecipanti alla riunione vanno a memoria: “Avevo detto che avrei fatto …? Non mi pare”. E così, tante volte, si chiude l’argomento di un ritardo o di un’incompleta esecuzione di un’attività anche importante.